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A História de um Arquivo: |
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A construção da identidade arquivística do CEFET-RJ foi estabelecida ao longo das transformações institucionais pelas quais passou.
O Relatório Ministerial sobre a Escola de Aprendizes Artífices de 1924, diz que a Escola de Artes e Ofícios Wenceslau Braz fizera “estantes para a bibliotheca e armários para o archivo, todos em caráter definitivo” (Almeida, Miguel Calmon du Pin - Imprensa Nacional, 1928, p. 373 - grifo nosso). Esta referência, nos leva a compreensão de que, mesmo nesta fase inicial da Escola, o arquivo tinha um "lugar", um reconhecimento de sua necessidade na escola. Pode-se, inferir, não era um simples móvel, edificação, mas referia-se uma sala onde os documentos institucionais eram guardados para fins probatórios.
Ainda, no Relatório do Ministério da Educação e Saúde - Educação e Cultura (acervo Gustavo Capanema) de 1934 sobre EWB, narra a existência de um “arquivo” no “novo prédio” da Escola Normal de Artes de Ofícios “Wenceslau Braz” (FGV/CPDOC – GC, 1934, p.41).
O arquivo ficava no 1º pavimento do edifício principal, na administração da escola, que englobava: diretoria, secretaria e arquivo. Tal fato endossa a existência de um local de preservação da documentação, assim como a preocupação com a organização e a guarda dos documentos produzidos pela instituição.
Nos Relatórios da Escola Técnica Nacional de 1946 e 1947-1948, diz que “... o Arquivo, principalmente, em uma Escola [...] constitui fonte de consulta de inestimável valor” (ARQGE, 1946, p. 151) e (ARQGE, 1947-19748, p. 62 - grifo nosso).
Apesar do reconhecimento da importância da constituição de um arquivo, nos documentos iniciais, que relatam a formação da Escola Técnica, em diversos períodos, o “Arquivo” foi considerado um mero depósito, excluído do organograma institucional e invisível aos olhos da comunidade. No entanto, ainda assim, esteve presente, realizando suas atividades e tentando salvaguardar a História da Escola.
Com a chegada da década 90, das arquivistas Heloísa Esser dos Reis Tiago Pereira, Maria Alice da Silva e Vera Lúcia Teixeira de Oliveira Firmo, o Arquivo Geral começou ganhar forma setorial.
Em minuta da Proposta de Organização do Arquivo Geral do CEFET-RJ, 1995, elaborado pelas três arquivistas, são descritas as condições físicas do espaço, ocupado, até então, pelo setor, subordinado na época à Prefeitura do Campus Maracanã:
“localizado no andar térreo do Bloco C, ao lado da cantina e embaixo do restaurante. A sala tem aproximadamente 13 metros de comprimento por 9 metros de largura, cinco corredores de prateleiras e uma sala anexa menor que, atualmente se encontra vazia.” (ARQGE, 1995)
Diante deste quadro, fica explícito que as condições de manutenção do acervo e trabalho das arquivistas foram comprometidas. Tanto pela proximidade do restaurante e cantina, quanto pela falta de ventilação, umidade das paredes, instalação elétrica precária, piso irregular, estantes de madeira, além de infestação de insetos. Como o local era inapropriado e não projetado para a instalação de um arquivo o peso das estantes ocasionou rachaduras no teto da sala.
Entre 1996/1997, o Arquivo Geral (ARQGE) foi transferido para o Bloco L, térreo. Segundo o servidor do ARQGE, Luiz Augusto dos Santos Vargas, que entrou na equipe em 1997, os funcionários Ary Correa e Rui Alves relataram que foram responsáveis pelo “depósito” (arquivo), até a chegada das arquivistas em 1994, desenvolvendo as atividades atribuídas a contento.
O Arquivo Geral deixou de ser subordinado à Prefeitura, no ano de 2005, passando para o Departamento de administração (DEPAD) da Diretoria de Administração e Planejamento (DIRAP). Em 2016, o Conselho Diretor aprovou o Regimento Interno do Arquivo Geral do CEFET/RJ, através da Resolução nº 03, de 01 de fevereiro de 2016. Desta forma o setor passou a integrar o organograma da instituição. A partir desse momento, o então Setor de Arquivo (ARQGE) foi desvinculado do DEPAD, subordinando-se a Direção Geral.
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O Protocolo Central, assim como o Arquivo Geral, foi subordinado a Prefeitura. Em 2005, o Protocolo passou a fazer parte do Arquivo. No entanto, no ano de 2016, foi desvinculado do Arquivo Geral e subordinado ao Departamento de Administração (DEPAD) da Diretoria de Administração e Planejamento (DIRAP). A desvinculação do DEPAD e a vinculação da Seção de Protocolo ao Arquivo Geral ocorreram através da Portaria nº 94 de 24 de janeiro de 2020.
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O ARQGE, atualmente, continua no Bloco L, térreo, onde temos: sala principal de trabalho/acervo, duas salas anexas e uma sala de almoxarifado, localizadas no térreo. Temos, também, uma sala no Bloco D, sala D 301. A documentação está compartimentada, por falta de espaço.
Ao longo do tempo, os diversos servidores do Arquivo Geral têm lutado não apenas para conseguir um espaço físico adequado a preservação da documentação sob sua custódia, mas também , mas para que haja um reconhecimento da importância e dos benefícios do trabalho de gestão documental para a instituição como um todo.
E neste sentido, o Arquivo Geral, tem ampliado seu espaço de atuação na Escola, por meio de reuniões com diferentes setores, do fornecimento de orientações técnicas, entre outras ações, colaborando para o reconhecimento do valor dos arquivos, não apenas como um "depósito", mas como um agente de transformações.
Algumas fotos do Arquivo Geral hoje (Bloco L):
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Referências:
• ARQUIVO GERAL. Proposta de Organização do Arquivo Geral (minuta). 1995.
• FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. CENTRO DE PESQUISA E dOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL (CPDOC). Arquivo Gustavo Capanema. Relatório. Referente aos terrenos das escolas de Aprendizes Artífices. 1934. P. 41;92. Disponível em: https://docvirt.com/docreader.net/DocReader.aspx?bib=ARQ_GC_G&hf=www.fgv.br&pagfis=100 Acesso: 15 Mar. 2022.
• FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. CENTRO DE PESQUISA E DOCUMENTAÇÃO DE HISTÓRIA CONTEMPORÂNEA DO BRASIL (CPDOC).
Arquivo Gustavo Capanema. Relatório do Ministério da Educação e Saúde. DIVISAO DO ENSINO INDUSTRIAL. Histórico da Escola Normal de Artes e Ofícios Wenceslau Braz. 1934. P 41. Disponível em: https://docvirt.com/docreader.net/DocReader.aspx?bib=ARQ_GC_G&hf=www.fgv.br&pagfis=100 Acesso: 15 Mar. 2022.
• CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA. ARQUIVO GERAL. Relatório da Escola Técnica Nacional. Rio de Janeiro: ETN, 1946. 182p. P 151.
• CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA. ARQUIVO GERAL. Relatório da Escola Técnica Nacional. Rio de Janeiro: ETN, 1947-1948. 94p. P 62.
• REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL DA UFSC- ALMEIDA, Miguel Calmon du Pin. Relatório do Ministério da Agricultura, Industria e Commercio (1924): Relatório do Serviço de Remodelação sobre a Escola de Aprendizes de Artífices. Rio de Janeiro: Imprensa Nacional, 1928. P 269- 382. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/xmlui/handle/123456789/182548 Acesso: 15 Mar. 2022.
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O Arquivo Geral tem como propósito orientar e coordenar a gestão documental do Cefet/RJ.
Suas atribuições foram definidas por meio da Resolução nº 03 de 2016, deliberada pelo Conselho Diretor, que aprovou o Manual de Normas e Procedimentos de Arquivo e Protocolo do CEFET/RJ.
Falar sobre as atribuições do Arquivo Geral, passa por pensarmos na própria função dos arquivos e dos documentos de arquivo.
Convidamos você a refletir conosco.
Para que serve um arquivo?
Essa é uma pergunta que todos ou quase todos os arquivistas já ouviram.
A verdade é que só percebemos a importância de algum documento (ou um conjunto de documentos – “arquivo”) quando precisamos dele. Comprovantes de pagamentos, contratos, e mesmo diplomas ficam esquecidos em gavetas e pastas até que somos obrigados a encontrá-los, geralmente motivados por necessidades urgentes.
Há também aqueles que pensam que o Arquivo é um lugar apenas para historiadores, eruditos e pesquisadores. Mas será que a existência de um Arquivo se resume apenas a esta função?
Bruno Delmas, professor e arquivista, que já dirigiu o Arquivo da França, se dedicou a responder esta questão, em uma obra intitulada “Arquivos para quê?”. Nela, o autor chama a atenção para quatro funções do arquivo (entre outras que poderíamos elencar): provar, lembrar, compreender e identificar.
1- Provar
“Os arquivos servem para provar. A prova, a necessidade da prova, frente à justiça foi, na sociedade ocidental, a primeira razão da conservação para longa duração de determinados documentos escritos [...]” (DELMAS, 2010, p.21)
Embora, no trecho destacado, Delmas mencione apenas a função de “prova frente à justiça”, podemos adicionar que tal papel também se estende a outras áreas, incluindo a Administração Pública. Todos os dias são requisitados documentos para comprovação de direitos e demonstração de cumprimento de deveres.
Podemos exemplificar a importância das pastas (ou dossiês) dos servidores, que devem conter documentos que registram toda sua trajetória institucional. Estes documentos são requisitados em diversos momentos, mas especialmente à época da aposentadoria, em que são utilizados para verificar o cálculo de tempo de serviço e os direitos adquiridos ao longo da vida funcional.
Outro exemplo que podemos citar, e encontramos no Cefet/RJ, é a documentação que registra a vida escolar dos alunos, de diferentes modalidades e níveis de ensino. As pastas ou dossiês discentes são unidades documentais, que devem conter os registros como histórico, ficha cadastral, etc. Estes documentos provam, não apenas, que eles preenchem os requisitos necessários para avançar nas diferentes fases da sua formação, mas são utilizados para certificar que já estão aptos a obterem diploma de conclusão de curso.
Por último, apontamos ainda, a importância da custódia de documentos contratuais, financeiros, que comprovam o pagamento e execução de transações realizadas, acordos firmados, etc. Manter estes registros, além de representar uma segurança institucional como uma prova judicial e administrativa, garante aos cidadãos o acesso às ações institucionais e aos recursos empenhados, de forma transparente.
2- Lembrar
“Lembrar do que foi feito e da experiência adquirida para agir”. (DELMAS, 2010, p.26)
A função de “lembrar”, para a qual Delmas chama atenção, está relacionada ao fato de que os arquivos são fontes de conhecimentos e saberes, resultado de pesquisas e experiências construídas e acumuladas ao longo do tempo.
Nesta obra, o autor conta o caso da reconstrução de Biafra (África) destruída após guerras civis entre a região e o governo da Nigéria (DELMAS, 2010, p.31). O território pôde ser reconstruído antes do tempo e com uma grande economia, devido a preservação de documentos como estudos e plantas arquitetônicas de obras empreendidas no local nos anos anteriores, por uma sociedade de engenharia civil instalada na região, cujos arquivos eram mantidos na França.
Ou seja, esta empresa “conquistou vários negócios” na Nigéria, à medida que o conhecimento preservado lhe deu vantagem sobre as demais empresas. Por outro lado, o país pode ter sua reconstrução concluída antes do previsto, com menor gastos de recursos, pois não precisaram partir do “partir do zero”. Todos esses benefícios foram possíveis pois havia um Arquivo preservado e organizado. Delmas deixa a seguinte reflexão:
Mas quem lembra dos arquivos? Eles, entretanto, permitiram que milhares de pessoas depauperadas e arruinadas, voltassem mais cedo a suas aldeias, reconstruíssem sua vida, e reencontrassem a paz. Foi possível, então, avaliar o quanto teria custado a reconstrução sem os arquivos, o quanto teria custado reconstituir os arquivos. (DELMAS, 2010, p.32)
Neste sentido, é importante ressaltarmos que a manutenção de arquivos organizados e acessíveis, pode representar economia de recursos e tempo para órgãos, instituições e nações, por meio da possibilidade de ressignificar conhecimentos já construídos, que estejam devidamente preservados. Neste sentido, não existe “arquivo morto” (sem vida, sem função), mas arquivos de guarda permanente.
3- Compreender
“Conhecer para compreender aquilo que outros fizeram ou descobriram” (DELMAS, 2010, P.34)
Quando o tema “arquivo” é abordado, parece ser bastante evidente o lugar que alguns tipos documentais ocupam enquanto “fontes históricas” ou o papel que exercem nas pesquisas científicas, como as cartas régias, ou outros documentos oficiais, como leis, decretos, etc.
No entanto, talvez a percepção do “lugar do arquivo”, como um espaço de fonte de saberes, não seja tão óbvia quando nos referimos aos inúmeros arquivos administrativos, das mais diversas áreas: saúde, educação, economia, gastronomia, etc. E podemos chamar atenção para o fato de que os documentos que integram hoje os arquivos permanentes e centros de documentação, um dia circularam em escritórios, gabinetes, hospitais, comissões, juntas comerciais. Ou seja, arquivos administrativos.
Delmas adverte “os exemplos desse gênero, quando um documento insignificante adquire um grande valor científico, são numerosos e não se limitam ao suporte de papel.” (DELMAS, 2010, P.38, grifo nosso)
Para contextualizar estas afirmações a nossa realidade, podemos mencionar diversas pesquisas realizadas no Arquivo Geral do Cefet-RJ, envolvendo não apenas historiadores (de nossa instituição e de outras), mas alunos de iniciação científica da Engenharia de Produção e de diferentes cursos técnicos do Cefet, que realizam interessantes pesquisas a partir de documentos “comuns” (corriqueiros, do dia a dia), como relatórios, editais, circulares, currículos escolares, documentos iconográficos, jornais estudantis, entre outros.
O Cefet/RJ tem produzido muitos saberes, registrados em documentos e que certamente precisam e devem ser conhecidos!
4- Identificar
“A identidade é, de fato, o que uma comunidade divide entre seus habitantes, para saber o que ela é. A primeira herança dividida à qual cada um adere, apesar de tudo, porque nos é dada, é nossa história.” (DELMAS, 2010, p.52)
Como aponta Delmas, identidade tem a ver com essência, com a necessidade de conhecer ou reconhecer-se. O que também abrange o coletivo, seja de uma instituição, um país, uma família ou comunidade. Os arquivos e os registros nele contidos possibilitam caminhos de conhecer seus próprios fundamentos.
Em 2017 o Cefet-RJ comemorou seu centenário. Muitas pesquisas em torno de sua trajetória foram feitas. Isto porque os alicerces e estrutura da escola construídos ao longo do tempo (e que continuam em movimento e sofrendo transformações) lhe deram (e dão) o distintivo de uma instituição de ensino de qualidade, tanto de nível técnico como superior.
Desta forma, reconhecer-se nesta comunidade, possibilita entender aquilo que sua origem representa, reforçando os laços de identidade internos, cujas particularidades caracterizam este grupo, e ao mesmo, os diferencia de outros tantos.
Assim, seja para provar, lembrar, compreender ou identificar, os arquivos são importantes fontes de conhecimento que precisam ser organizados, preservados para que sejam mantidos acessíveis e possam exercer suas funções a curto, médio e longo prazo.
Referência:
DELMAS, Bruno. Arquivos para quê? Tradução de Danielle Ardaillon. São Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso (iFHC), 2010. 196p.
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